Organisasjon og formål
§1 Organisasjon
Klubb Alfa Romeo Norge er en landsomfattende organisasjon, stiftet den 20 april 1982.
Klubben ledes av et styre og dens høyeste myndighet er årsmøtet. Styret kan opprette lokale underavdelinger ved behov, samt gi tilskudd til disse etter søknad og innenfor den ramme det vedtatte årsbudsjett tillater.
Klubben forpliktes av styrets leder og kasserer i fellesskap.
§2 Formål
Klubb Alfa Romeo Norge skal virke som en samlende organisasjon for eiere av og interesserte i Alfa Romeo.
Medlemskap
§3 Medlemskap
Alle som er interessert i / eiere av Alfa Romeo kan bli medlem. Medlemskap i klubben har tre kategorier: Ordinære medlemmer, æresmedlemmer og hedersmedlemmer.
§ 3.1
Med medlem i Klubb Alfa Romeo Norge menes en person som har betalt medlemskap for inneværende år.
§ 3.2 Æresmedlemskap
Æresmedlemmer utnevnes av årsmøtet etter innstilling fra styret. Forslag på æresmedlem må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet. Et æresmedlem er en person som over lengre tid har gjort en spesiell innsats for å fremme Alfa Romeos anseelse i Norge. Æresmedlemmer har ikke rettigheter som medlem men de er fritatt for kontingent.
Æresmedlemmer kan tegne eller inneha ordinært medlemskap uten å miste tittelen, men har da samme rettigheter og plikter som andre, ordinære medlemmer. Æresmedlemskap uten samtidig å inneha ordinært medlemskap, gir ikke grunnlag for å bli foreslått som kandidat til styret eller andre tillitsverv. Medlemmer i klubben som blir eller er blitt tildelt æresmedlemskap, kan foreslås som kandidat.
§ 3.3 Hedersmedlemskap
Styret kan utnevne hedersmedlemmer. En hedersmedlemsbetegnelse kan tildeles et medlem som i over 10 år har aktivt jobbet for drift av klubben og for klubbens medlemmer på en spesielt fremtredende måte. Hedersmedlemmer er likestilt med ordinære medlemmer med hensyn til rettigheter og plikter og er å anse som medlem uten å måtte betale kontigent.
§ 3.4 Suspensjon av medlemmer
Medlemmer som motarbeider klubbens eller medlemmers interesser eller på annen måte skader klubbens anseelse, kan av styret suspenderes til neste årsmøte. Videre suspensjon evt. ekskludering kan vedtas av årsmøtet. Vedkommende har møte- og talerett, men ikke stemmerett på det aktuelle årsmøtet. Berørte parter skal varsles senest 10 dager før årsmøtet slik at partenes oppfatning, samt dokumentasjon for denne, kan fremlegges skriftlig. § 3.4 omfatter også tilbaketrekning av æres/hedersmedlemskap.
§ 3.5 Medlemmenes rettigheter og plikter
Rettigheter:
Medlemmene skal ha tilgang til informasjon om klubbaktiviteter, samt å motta Alfanytt, og for øvrig de medlemsfordeler som til enhver tid er aktuelle. Medlemmer, unntatt æresmedlemmer ikke har tegnet ordinært medlemskap, har stemmerett på årsmøtet og andre protokollførte møter i regi av klubben.
Plikter:
Adresseendring: Medlemmene, uansett kategori, er ansvarlig for å melde adresseendringer til klubbens medlemskontakt.
1) Kontingent: Medlemmer – unntatt æresmedlemmer uten ordinært medlemskap – skal betale fastsatt årskontingent.
Årskontingenten er den som til enhver tid er bestemt av årsmøtet. Ved innmelding etter 1. juli betales halv kontingent for det aktuelle året. Ved innmelding etter 1. november betales det ikke for inneværende år, og man er registrert medlem for det kommende året. Kontingentkrav sendes ut innen 15. i januar. Kravet sendes til den kontaktadresse medlemmet har oppgitt med fire (4) ukers* forfallsfrist. Betales ikke kontingenten etter to purringer, kan styret suspendere medlemskapet og medlemmet anses utmeldt av klubben.
Årsmøte
§4 Årsmøtet
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Det kan være ordinært eller ekstraordinært, begge deler er beslutningsdyktige uansett antall fremmøtte. Avstemninger avgjøres med simpelt flertall der vedtektene ikke anviser annet. Årsmøtet ledes av styrets leder. Det skal føres protokoll over årsmøtets forhandlinger
§ 4.1 Ordinært årsmøte
Ordinært årsmøte skal holdes innen 1. april hvert år. Årsmøtet kan avholdes som fysisk møte og/eller som digitalt møte via internett.
§ 4.2 Innkalling til årsmøte
Innkalling til årsmøte med foreløpig dagsorden, inkludert informasjon om valgkomité skal sendes ut senest fire uker til alle medlemmer. Dette gjøres ved elektronisk innkalling (eksempelvis Gnist, e-post eller SMS). § 4.3 Saker som ønskes tatt opp
Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet skal være styret i hende senest to uker før møtet. § 4.4 Saksliste
Bindende sakliste med underbilag skal sendes ut via gjeldende kanaler senest en (1) uke før møtet. Dette inkluderer revidert regnskap.
§ 4.5 Sakslistens innhold
Årsmøtet skal kun behandle disse saker i oppsatt rekkefølge:
1) Konstituering av møtet
2) Valg av møteleder
3) Godkjenning av innkalling
4) Godkjenning av dagsorden.
5) Ansvarsfrihet for styret
6) Valg av referent
7) Valg av tellekorps
8) Valg av 2 medlemmer som sammen med lederen skal underskrive protokollen.
9) Årsmelding fra siste kalenderår
10) Revidert regnskap fra siste kalenderår
11) Innkomne saker med styrets forslag til vedtak
12) Andre saker som styret har ført opp på dagsorden
13) Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett, kontingent for inneværende år, samt treffe avgjørelser om hvor stort beløp av det regnskapsmessige resultat fra siste kalenderår som skal avsettes til fonds, samt generelle retningslinjer for styrets bruk av klubbens midler.
14) Valg av det antall styremedlemmer og varamedlemmer som står på valg, jf. § 5.
15) Valg av valgkomité på 3 medlemmer, jf. §6.
16) Valg av 2 revisorer eller ekstern revisor.
Årsmøtet skal behandle nedenstående saker under punktene 10, 11 og 12 på dagsorden når slike saker er aktuelle:
– Vedtektsendringer. – Velge fagutvalg for det enkelte arbeids/aktivitetsfelt – Delegere myndighet til styret og/eller faggruppe. – Fastsette vederlag for tillitsverv.
Enventuelle andre saker som deltakere på årsmøtet ønsker å belyse eller ta opp må tas etter årsmøtets formelle avslutning.
§ 4.6 Ekstraordinært årsmøte
Styret skal innkalle til ekstraordinært årsmøte hvis flertallet i styret eller minst en tredjedel av medlemmene på årsmøtet skriftlig forlanger det, eller det blir krevd skriftlig av en tredjedel av medlemmene. Ekstraordinært årsmøte skal innkalles med minimum to (2) ukers varsel gjennom samme kanaler som ordinært årsmøte. Det skal føres protokoll fra ekstraordinært årsmøte.
Det kan på ekstraordinære årsmøter bare fattes vedtak i saker som er nevnt i innkallingen.
Ekstraordinært årsmøtet kan avholdes etter reglene i § 4.1. annen setning, avhengig av hva styret anser som hensiktsmessig.
§ 4.7 Stemmegivning og avstemning:
a) Kun hedersmedlemmer samt medlemmer som har betalt kontingent senest tre (3) uker før årsmøtet avholdes, har stemmerett.
b) Hver årsmøtedeltaker (med gyldig medlemskap) vil maksimalt kunne stille med én (1) fullmakt. Fullmakten skal være skriftlig og presenteres for Årsmøtet før den aktuelle avstemning foretas.
c) Avstemming foregår ved akklamasjon, med mindre en eller flere medlemmer krever skriftlig avstemming. Ved skriftlig avstemming anses blanke stemmer som ikke avgitte stemmer.
d) Årsmøtet kan stemme over valgkomiteens innstilling, eventuelt på andre kandidater som er meldt inn til valgkomiteen i henhold til § 6.1
e) Forslag om endring av vedtektene samt grunngitte forslag om opphør av klubben kan kun vedtas der minst to tredjedeler av de fremmøtte stemmer inklusive stemmer avgitt ved fullmakt.
Styret
§5 Om Styret
§ 5.1 Valg av styremedlemmer
Styrets leder velges for ett (1) år om gangen. Øvrige styremedlemmer og varamedlemmer velges for to (2) år av gangen, dog slik at ikke mer enn 3 styremedlemmer og ett (1) varamedlem eksklusive styrets leder bør være på valg. Dette for å sikre kontinuitet i styret.
Gjenvalg kan finne sted uten begrensninger i antall perioder. Styret velger selv nestleder og kasserer blant sine medlemmer. Det skal avholdes minst to (2) styremøter pr. år.
.
§ 5.2 Alfanytts redaktør
Redaktøren av Alfanytt har møterett ved styremøter, men ikke stemmerett.
§ 5.3 Om styrets beslutninger
Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styremedlemmene er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Ved avgjørelser angående klubbens økonomi skal kassereren være til stede.
§ 5.4 Styrets plikter
Styret skal handle i overensstemmelse med årsmøtets vedtak, og avgi årsmelding med revidert regnskap samt utarbeide budsjettforslag og arbeidsplan for kommende år. Styret skal arbeide for at Klubb Alfa Romeo Norge skal virke som en samlende organisasjon for eiere av og interesserte i Alfa Romeo i samsvar med klubbens formål, jf. § 2.
§ 5.5 Delegering av myndighet
Styret kan delegere deler av sin myndighet til eventuelle fagutvalg.
§ 5.6 Protokollføring
Det skal føres protokoll fra styremøtene. Denne skal være tilgjengelig for medlemmene.
Valgkomité
§6 Valgkomitéens sammensetning
Klubben skal ha en valgkomité bestående av tre (3) personer. Valgkomiteen velges på årsmøtet og sitter frem til neste årsmøte. Oppløsning av valgkomité skjer ved at den selv sier opp eller årsmøtet endrer på dens sammensetning. Valgkomiteen konstituerer seg selv.
§ 6.1 Informasjon rundt valg av komitéen
Sammen med innkallingen til kommende årsmøte, jf. § 4.1, sendes informasjon om kommende valg av styre og valgkomité, slik at medlemmer som ønsker å foreslå kandidater vet hvor de kan henvende seg, samt fristen for innsendelse av forslag, jfr. § 6.2.
§ 6.2 Forslag til styrets sammensetning
Forslag til sammensetningen av klubbens styre skal komme valgkomiteen i hende senest tre (3) uker før årsmøtet. Der forskjellige forhold fører til at mer enn 3 styremedlemmer og ett varamedlem eksklusive styreleder er på valg, skal valgkomiteen foreslå en funksjonsperiode på ett år for en av kandidatene.
§ 6.3 Forslag til kandidater
Kun medlemmer av klubben kan foreslå kandidater til styret. Både forslagsstiller og kandidat må ha gyldig medlemskap for det året som det aktuelle årsmøte gjelder.
§ 6.4 Valgkomitéens innstilling
Valgkomiteens innstilling skal sendes ut sammen med endelig saksliste, jf. §4.5
§ 6.5 Inhabilitet
Medlemmer av valgkomiteen kan av habilitetshensyn ikke samtidig inneha styreverv eller være revisor i klubben. Dersom valgkomiteen innstiller en av dens medlemmer til styreverv eller som revisor skal vedkommende erklære seg inhabil og trekke seg fra komiteens arbeid.
Regnskap
§7 Regnskap
Det skal føres regnskap for klubbens økonomi.
§ 7.1 Regnskapsåret følger kalenderåret. Regnskapet skal føres i det regnskapssystem som er valgt av klubben og følge alminnelig god regnskapsskikk. Kassereren skal legge frem foreløpige regnskap for styret hvert kvartal. Regnskapet skal oversendes revisor senest ved utgangen av januar påfølgende år.
§ 7.2 Om revisor
Revisor kan ikke være medlem av styret eller inneha andre verv i klubben. Årsmøtet kan også velge å kjøpe revisortjenesten eksternt. I tilfelle man velger ekstern revisor skal vedkommende være registrert revisor.
Nedleggelse
§8 Oppløsning av klubben
Dersom det foreligger et grunngitt forslag om oppløsing av klubben, skal styret behandle dette som fastsatt for vedtektsendringer. Endelig avgjørelse i saken krever to tredjedels flertall i to etterfølgende ordinære/ekstraordinære årsmøter. Fordeling av klubbens midler vedtas av siste årsmøte med minimum 4 måneder fra første avstemning.